¿Qué es? ¿Por qué hacerlo?
¿No le ha pasado alguna vez que usted asignó una tarea o dio alguna orden o instrucción y que mucho tiempo después se enteró de que no se había cumplido y que tal vez ya era demasiado tarde para remediarlo?
¿O no le ha ocurrido que usted pide algo (un cuadro, un informe, etc.) y cuando se lo traen, le han hecho otra cosa?
En esos casos, es muy probable que haya una falta del colaborador al cual se le asignó la tarea; pero también es cierto que si usted hubiese establecido y llevado a cabo un proceso de seguimiento, no sólo se hubiese asegurado del cumplimiento efectivo de la tarea, sino que hubiese logrado un desarrollo en el futuro desempeño de su colaborador.
¿Qué es el seguimiento?
El seguimiento (follow up en inglés) es un término de relativa reciente aparición en la teoría administrativa y designa un proceso mediante el cual el jefe inmediato «sigue» o monitorea el desarrollo de un proceso que le ha asignado a un colaborador.
El seguimiento se efectúa no con el ánimo de ejercer una inspección o vigilancia policial («mirar por detrás del hombro»), sino para ayudar a detectar, casi al instante, las dificultades en la ruta establecida para llegar al objetivo propuesto y, por consiguiente, para poder asesorar y apoyar a tiempo al colaborador o subalterno en la ejecución o corrección del proceso. Este sentido, asesoría y apoyo, es lo que diferencia al seguimiento de otros procesos, que en apariencia son parecidos, pero que en realidad no tienen nada que ver con el concepto de seguimiento como son controlar, evaluar, vigilar, inspeccionar y supervisar, que tienen un sentido más de fiscalización.
Es claro que sólo cuando se hace seguimiento a los procesos se tiene la oportunidad de brindar asesoría y apoyo al colaborador… en ninguna otra circunstancia se pueden ofrecer, pues lo que se hace antes de iniciar el proceso son simplemente instrucciones. Y después de terminado el proceso no tiene sentido la asesoría ni el apoyo, allí ya no cabe sino la evaluación o la retroalimentación.
Seguimiento significa no dejar suelto el proceso; significa ayudarle al empleado a adquirir pleno conocimiento y control sobre el mismo, para que más adelante pueda desarrollarlo con plena autonomía y autocontrol de una manera más eficiente. Hacer seguimiento, en otras palabras, es no dejar el cumplimiento de un proceso en manos de la buena o mala capacidad o voluntad del empleado.
Se parte de aceptar que para ejercer una buena jefatura o dirección es necesario estarse informando sobre la marcha de los procesos, para conocer sus avances, controlar sus dificultades y asegurar así el logro de las metas propuestas.
Hacer seguimiento nos evita llevarnos sorpresas, cuando ya es demasiado tarde para lograr que un proceso, una instrucción, una orden o una operación se cumplan a cabalidad; además nos evita los costos tangibles e intangibles que implican el incumplimiento, la ineficiencia o los reprocesos.
El seguimiento por parte del jefe le permite al empleado adquirir mayor confianza en sí mismo, desarrollar mejores habilidades en el desempeño de su cargo, aprender de sus errores y mejorar sus conocimientos; por lo tanto, el seguimiento además de ser una manera de asegurar el cumplimiento a cabalidad de los procesos y de los resultados, es una estrategia de desarrollo de personal.
Siguiente parte: Por qué no se hace seguimiento y los beneficios de hacerlo.
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