II. ¿Por qué los jefes no hacen seguimiento? Los beneficios de hacerlo.

¿Por qué los jefes no hacen seguimiento? Los beneficios de hacerlo.

Muchas veces los jefes no hacen seguimiento escudados en argumentos como los siguientes:  “es que yo no sirvo para estar encima de la gente” o “hay que confiar y dar autonomía” o “al nivel de madurez o profesionalismo de la gente que yo manejo, no es necesario estar pendiente…”  En otras ocasiones se echa mano de las supuestas nuevas teorías administrativas que hablan acerca de que hay que darle autonomía a la gente y esto puede ser cierto, pero ninguna teoría habla de dejar abandonado al colaborador ni al proceso que se le encomienda, ni de abstenerse de darle asesoría y apoyo.

En talleres y laboratorios sobre este tema del seguimiento, los jefes mismos concluyen que en realidad no hacen seguimiento por razones como las siguientes:

• Porque no son hábiles en el manejo efectivo del tiempo y todo se les viene encima.
• Porque como jefes han estado esperanzados en que la gente, con un mínimo de vigilancia, haga lo que se les dice que haga o lo que le corresponde hacer, lo cual era cierto antes, cuando los procesos eran más rutinarios, predecibles, y las jerarquías eran aceptadas como fueran.
• Porque sienten que la supervisión asfixiante, la vigilancia o la supervisión han pasado de moda y no han encontrado con qué reemplazarla.
• Porque no conocen la diferencia entre seguimiento, control y evaluación.
• Simplemente porque se les olvida
• O porque como jefes pueden ser muy dados a veces a suponer que las cosas se están haciendo como lo han ordenado o de acuerdo a las instrucciones dadas.

La verdad es que un jefe o administrador no debe suponer nada… se debe cerciorar, o en otras palabras, asegurar los resultados, sobre todo cuando asigna a las personas tareas o procesos.  No puede limitarse a suponer que las cosas se están haciendo… se debe asegurar que se están haciendo y que se están haciendo bien.  Esa es su función como jefe: lograr que las cosas resulten como se han programado.

Como conclusión de esta parte se puede afirmar que hacer seguimiento no es optativo por parte de un jefe, ya que se trata de una forma de asegurar, por medio de la relación con el colaborador, la calidad de los procesos y de los productos, es decir, el seguimiento es parte esencial de las funciones de un jefe o directivo.  Además el seguimiento es un proceso indelegable, pues cuando se delega, se transforma en control o vigilancia y por lo tanto no cumple su propósito.

Beneficios del seguimiento

• Desarrollo del Colaborador. Mediante los procesos de asesoría y apoyo que se dan en el seguimiento, el colaborador mejora sus competencias.
• Desarrollo del Jefe. Cuando el jefe hace seguimiento no sólo aprende cada vez más del proceso que monitorea, sino que, y eso es lo más importante, se desarrolla como jefe, es decir, aprende a dirigir, a dar instrucciones efectivas y a formar a la gente que dirige.
• Desarrollo del Proceso o Procedimiento. Es mediante procesos de seguimiento que jefe y colaborador pueden detectar en forma oportuna las mejoras a los procedimientos que están establecidos, de lo contrario pueden pasar muchos años sin que éstos se actualicen.
• Aseguramiento de los Resultados. Mucho se dice de asegurar resultados, pero sin procesos de seguimiento no hay mucha efectividad en el aseguramiento; en cambio con la realización de un seguimiento se pueden detectar las fallas de una forma tal que tengamos seguridad de obtener los resultados deseados.
• Mejoramiento de las Relaciones Jefe-Colaborador. El que se logren los resultados esperados, el que el colaborador reciba apoyo y asesoría del jefe y que el jefe no tenga que cargar con graves faltas de sus colaboradores, favorece un mejoramiento continuo de la relación entre ambos.

Siguiente parte: Ideas básicas para hacer seguimiento efectivo.