Ideas básicas para hacer seguimiento efectivo.
Antes de responder esta pregunta, nos parece importante primero tratar de señalar brevemente la diferencia entre seguimiento, control y evaluación.
La evaluación, por lo general, se hace después de finalizar un proceso u operación. Es útil para las próximas ocasiones que se vaya a volver a ejecutar de nuevo el proceso evaluado, pero es demasiado tarde o costoso para corregir fallas del proceso que se evalúa.
El control se hace en determinados puntos intermedios del proceso y sirve para corregir desviaciones parciales del mismo proceso que se controla y por lo general implica un registro cuantitativo. Además este proceso hoy en día está orientado hacia el autocontrol por parte de quien efectúa directamente el trabajo.
En cambio el seguimiento es continuo, cualitativo, lo efectúa el jefe y es de carácter preventivo, previsivo y proactivo, porque trata de evitar que se den desviaciones en la ejecución de los procesos. Mediante el apoyo y la asesoría que se da en el seguimiento, se asegura que el proceso logre los objetivos propuestos y que el colaborador adquiera mayores conocimientos y destrezas y, por lo tanto, mayor autonomía para futuras ocasiones en que le corresponda desarrollarlo.
Ahora bien, el jefe al asignar una tarea o un proceso, se debe asegurar mediante algún mecanismo, que poseerá información sobre cómo evoluciona la ejecución del mismo. Cómo hacerlo o cómo debe ser este mecanismo depende de diversos factores, tales como:
- El tipo de proceso u operación de que se trate, de su complejidad o novedad. Entre más complejo y nuevo más seguimiento.
- El tipo de colaborador: de su antigüedad, de su conocimiento o experiencias anteriores en la ejecución del mismo, del rango de su cargo, del compromiso demostrado y hasta de su personalidad. Entre menos experiencia e idoneidad más seguimiento.
- De la ubicación geográfica o locativa del jefe y del colaborador y de las facilidades de comunicación.
- Y, en especial, de la asesoría, apoyo o seguimiento que se le haya dado en ocasiones anteriores al proceso o al colaborador al que se le ha asignado: cada vez que se efectúe el seguimiento podrá ser menos continuo y puntual.
El seguimiento se debe hacer fundamentalmente con visitas al puesto o sitio de trabajo del colaborador, para establecer qué dificultades se le han presentado y qué tipo de apoyos requiere para llevar a cabo con éxito la actividad. Este es uno de los mecanismos más sencillos, más comunes y más efectivos. Ahora bien, lo importante es la actitud que se tenga al visitar al colaborador que no sea para controlarl, descalificarlo y mucho menos juzgarlo o hacerlo sentir mal. Debe ser una clara actitud asesora, que muestre la intención de dar apoyo: implícita en la siguiente expresión: “¿cómo vas? o “¿cómo van las cosas?”.
También se puede efectuar el seguimiento mediante llamadas telefónicas periódicas. Es muy cómodo y común, pero puede no ser siempre tan efectivo. En algunos casos las personas encargadas de los procesos se pueden sentir un poco “vigiladas”, o perseguidas, con lo que el seguimiento hecho de esta manera, termina pareciéndose más a una supervisión. Es mucho mejor el contacto cara a cara que contribuye a mejorar el ejercicio del liderazgo del jefe.
En algunas ocasiones se debe llevar un registro escrito del estado en que se ha encontrado el proceso en cada acción de seguimiento, sobre todo cuando éste es muy largo o complejo, con el ánimo de no olvidar detalles claves establecidos en cada acción del seguimiento.
En realidad, lo importante no es la estrategia o cómo se haga el seguimiento, sino la actitud o la forma como se haga: no debe ser una actitud inspección y fiscalización, sino de una actitud de acompañamiento, apoyo y asesoría.
Siguiente parte: ¿Cómo hacer Seguimiento?
Innovate Líder 