IV. ¿Cómo hacer Seguimiento?

¿Cómo hacer Seguimiento?

En primer lugar, es entender importante entender la diferencia entre seguimiento, control y evaluación. El seguimiento es algo que se lleva a cabo a lo largo del proceso lo mismo que el control, pero la gran diferencia es que el seguimiento es cualitativo y el control eminentemente cuantitativo. Si no hay una implicación cuantitativa no hay control. El seguimiento nos informa sobre cómo van las cosas y nos da la oportunidad de ayudar y hacer ajustes para lograr los resultados y los objetivos o metas propuestas. Más que grandes métodos el seguimiento es una actitud y una acción orientada a ayudar a acompañar, a apoyar y a asesorar… Por eso jamás será seguimiento acciones típicas de supervisar, fiscalizar, inspeccionar, vigilar, evaluar, controlar, calificar y mucho menos juzgar, descalificar y condenar.

Podemos hablar de diversos tipos de seguimiento pero en principio hablemos de dos: el natural y el formal. Natural es aquel que todas las personas, especialmente los jefes, los líderes, debemos llevar a cabo en la gran mayoría de las situaciones. El formal es aquel que lleva unos protocolos o medidas más organizadas, planeadas, estructuradas, como en el caso de una delegación o de la asignación de un proyecto, etc. Es muy típico de jefes tanto sobre sus colaboradores, como sobre otras áreas o sobre proveedores, clientes, etc.

Seguimiento natural

• Visitas al puesto de trabajo. Es la más ideal y contundente, siempre y cuando no sea más que supervisión. Por eso debe estar marcada de acompañamiento y apoyo.
• Observaciones directas, pueden ser desde lejos.
• Llamadas telefónicas. Deben ser positivas y constructivas.
• Correos electrónicos, aunque es el menos apropiado. También deben ser positivos y constructivos.
• El correo corriente hoy en día no es nada apropiado

Seguimiento formal

• Preferentemente el seguimiento formal debe ser enunciado o acordado en forma previa, al planear la actividad sobre todo si se pretende que sea muy metódico y estructurado para que no se sienta acoso. Esto implica trabajar con base en un plan de acción donde se establezcan fechas y modalidades o las acciones de seguimiento. En especial se debe hacer esto antes de finalizar las reuniones, al hacer delegaciones o al asignar actividades o proyectos. Puede quedar formulado en las actas, en notas de las discusiones, en planes, cronogramas, etc.
• Por otra parte, un jefe o un coordinador puede enunciar su estilo de seguimiento formal a las personas implicadas y sobre todo garantizarles el propósito de hacerlo para brindar ayuda, apoyo, colaboración y cumplir estrictamente con este propósito.
• Cuando hay fechas tope para que nos envíen alguna tarea o información, se debe realizar alguna acción de seguimiento en forma previa, para que la persona sepa que uno está totalmente pendiente del cumplimiento de lo establecido. Ahora bien frente al incumplimiento por parte de alguien de sus compromisos, tareas o remisiones, etc., el seguimiento formal debe considerar el envío de recordatorios o incluso una solicitud de explicaciones acerca de qué pasó, para evitar que se siga incumpliendo las fechas límites.

 Indelegable, irrenunciable e inexcusable.

Finalmente, es muy importante tener en cuenta que el seguimiento no se puede delegar, no se debe dejar de hacer aunque las personas que lo reciban se sorprendan o quien lo deba hacer piense que no tiene tiempo para hacerlo o que no es necesario… y de no hacerlo en forma generalizada, no hay excusas válidas. Sin embargo, el seguimiento no se puede convertir en una persecución, ni en un acoso, ni en un exceso o abuso… De ahí la importancia de que su frecuencia sea apenas la necesaria (más frecuente al comienzo y menos frecuente cuando se estabilice su realización dentro de los parámetros establecidos) y sobre todo ―lo más importante es― que se muestre una actitud positiva y constructiva cuando se lleven a cabo acciones de seguimiento.

También es importante manifestar que además del seguimiento a las tareas o responsabilidades asignadas, puede haber seguimiento a actividades colectivas, procesos, proyectos, delegaciones y a algo más global como al desempeño total de un colaborador.

Siguiente parte: Estrategias prácticas para hacer seguimiento como jefe.